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2003/01/10
気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ
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年末には大掃除をした人も多いのでは？その机が散らかってしまう前にお届けしましょう。
本書は、デスクにちらかったメモや文書の整理法から、簡単で便利なメモ術、使いやすい備品の配置方法まで、ビジネスマンが仕事を効率的に行う上で最適な毎日の習慣を紹介します。
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■■ ビジネス選書＆サマリー
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━━━━━━━━━━━━━━━━━━＜ 読者数11385部 ＞━━
＝今週の選書＝
■■気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ
■リズ・ダベンポート (著), 平石 律子 (翻訳)
■草思社
▼本書のお買い求めは、
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4794211465/tachiyomi-22
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■■ 今週のサマリー
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年末には大掃除をした人も多いのでは？その机が散らかってしまう
前にお届けしましょう。
本書は、デスクにちらかったメモや文書の整理法から、簡単で便利
なメモ術、使いやすい備品の配置方法まで、ビジネスマンが仕事を
効率的に行う上で最適な毎日の習慣を紹介します。
【１】
平均的なビジネスマンには、１日190の新しい情報が入ってくる。
そして探し物をするためだけに１年間に150時間も浪費している。
これはほとんど一ヶ月の労働時間に等しい。
ということは、探し物をせずに済めば、年間１ヶ月分の時間が浮く。
そうなれば、今よりどれほど多くの仕事ができ、多くの休暇が取れ
るだろう。
あなたのデスクに積み上げられた文書の山は、あなたの間違った整
理法の産物だ。そして文書の山が収まるべきところに収まらない限
り、探し物をする時間は減らない。
もし一つですべてカバーできる整理法があればこの問題は解決する。
シンプルでわかりやすく、ラクに続けていける整理法が一つあれば、
あなたをいらだたせる机の上の山はきれいさっぱり片付くはずだ。
【２】
もし溜め込んだ書類がそこらじゅうで散らかっているなら、まず空
きスペースを作るべきだ。これは引き出しや本棚、ファイルキャビ
ネットなど、毎日入ってくる書類を収める場所になる。
引き出しなら少なくとも5センチ、本棚には10センチのゆとりが
欲しい。これを作るために段ボール箱と箱に名前を書くための油性
のマジック、そして特大のゴミ袋を用意する。
わざわざ空きスペースを作るのは、こうしない限りファイルや引き
出し、本棚の中身を捨てないからだ。たとえ中身が古くても、使っ
ていなくても、今後決して使うことがなくても捨てられないのだ。
だが古いものに関わるより、どんどんはいってくる新しい情報にと
取り組むほうが大切だ。新しいもののために、ぜひ空きスペースを
作るべきだ。
【３】
空きスペースができたら、まずデスクをコクピット（操縦席）にす
る。つまりどんな仕事も座ったまま仕上げられるよう、事務用品や
道具を机の周りにすべて揃える。
道具を使用頻度順に並べ、頻繁に使うものから手元におくようにす
る。そうしないと、やりかけの仕事の山がデスクの端にどんどん積
みあがる。
またわずか数秒の仕事を長引かせる。仕事を中断して席を立つと、
戻ってきて仕事を再開するのに20-分はかかる。だから毎日使うも
のは、手を動かせば届くところに置き、これをルールにする。
私達は、一番の時間の無駄は「他の人に仕事を中断されることだ」
と考えているが、実は手元に必要なものがないために「自分で自分
の仕事を中断すること」こそ中断の元凶なのだ。
【４】
コクピット・デスクを作るには、ファイル・ボックスが必要になる。
これを卓上におき、現在使っている書類をここに入れて置く。これ
でいつでも取り出せるようになる。
反対に何年も日の目を見たことが無い書類は置くべきではない。机
の一番近くにあるキャビネットに、ほとんど使わないものが入って
いないだろうか？そこが「物が入ったら二度と出てこない場所」に
なっていないだろうか？
週に一回程度使うものは、腕を伸ばせば届く範囲に置いておく。こ
れも席を立たずに手に取れることが大事だ。月一回程度使うものな
らオフィスのどこかにあればいい。そばにあったらむしろ邪魔だ。
月に一回も使わないものは、オフィスに置くべきではない。梱包し
て倉庫やガレージにおいておくべきだ。
【５】
卓上に置いておける3段式のトレーも必要だ。ここに書類を分けて
入れる。分け方は"何らかの処理が必要な新しいもの""保留中のも
の""ファイルしたいと思っているもの"の3つだ。
新しく入ってきた書類は最上段のトレーに入れる。ただしこの書類
は、少なくとも毎日一時間を割り当てて処理にあたること。
なお、ここから取り出したものは2度とトレーに戻さない。新たな
場所を割り当ててやることをルールにする。
他にもコクピットに必要な道具はいろいろある。ゴミ箱、ペン立て、
未使用のファイル、名刺ホルダー、切手や郵便料金表などだ。いず
れも自分流にアレンジすればよい。
その時、迷ったら便利な基準がある。それは「ある仕事を終えるま
でに何かを取るために立ち上がったかどうか」だ。もしあれば、そ
のときとったものはコクピットにおいておくべきものだ。
▼本書のお買い求めは、
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4794211465/tachiyomi-22
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■■ 選書コメント
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今、皆さんの職場は身の回りのいらないものが文字通り一掃され、
一年で一番きれいな状態に保たれているのではないでしょうか？
ところが！それもほんのつかの間、気がつくとやっぱりぐちゃぐち
ゃになっていませんか？そんなわけであえてこの時期にこの本を選
んでみました。
職場の整理は、私は得意なほうです。事務所を見た方はお分かりだ
と思いますが割と片付いています。正直今のところ整理法の類は必
要ありません。
整理は単純な作業ですが、うまくやるには、ビジネス・リーダに求
められるのと同じ能力が必要です。それは「決断力」です。
なぜなら片付けの基本は「捨てる」ことだからです。これを可能に
するのが「要るもの」と「要らないもの」を瞬時に決め、いらない
もの捨てる「決断力」です。
私はある時期、整理を起業家になるための訓練の場と考えていまし
た。判断を先延ばしにせず「今、決める」ことで「決断力」を鍛え
られると思いながら整理していました。
しかし根が優柔不断なのでしょう。なかなか物を捨てることができ
ませんでした。そしてこれを補うためにはシステム構築が必要だと
思うに至りました。
そこで構築したシステムを紹介しましょう。まずＡ４サイズの段ボ
ール箱を一つ用意します。そしてそれを机の下にいれておきます。
そして処理の終わった書類はすべてこここに放り込みます。
一杯になったら、ガムテープで封をして倉庫に移動します。そのと
き上3分の１くらいは、捨てたばかりのものなので残しておきます。
こうすると決断が瞬時に行えるようになります。そりゃあそうです。
捨てないのですから。実はこれ、パソコンのゴミ箱の機能の応用で
す。削除しても「ゴミ箱を空にする」まで復活できる、あれです。
いつも「捨てるか、とっておくか」決めかねて、ぜんぶ溜め込み、
気が付くと机がぐちゃぐちゃになっている方、お試しください。
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