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2018/07/06
一番伝わる説明の順番
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わかりやすい説明の順番
プレゼンテーション、電話や対面営業での説明、業務内容や進捗報告など、仕事で人に説明するシチュエーションはよくある。物事を説明して相手に理解してもらうことは、仕事の基本動作だ。そして、説明をした時、話が「わかりやすい人」と「わかりにくい人」がいる。「伝わらない説明」をしていると、仕事の質やスピード、さらには評価にさえ悪影響が出る...
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■今週の選書
■『一番伝わる説明の順番』
■田中耕比古
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■■選書サマリー
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わかりやすい説明の順番
【１】
プレゼンテーション、電話や対面営業での説明、業務内容や進捗報
告など、仕事で人に説明するシチュエーションはよくある。物事を
説明して相手に理解してもらうことは、仕事の基本動作だ。
そして、説明をした時、話が「わかりやすい人」と「わかりにくい
人」がいる。「伝わらない説明」をしていると、仕事の質やスピー
ド、さらには評価にさえ悪影響が出る。
わかりやすい説明ができるようになるには、説明が「コミュニケー
ション」であること、すなわち「情報伝達」だということを理解す
ることだ。
相手がしっかり理解しているか、話の流れについてきているかなど、
相手の状況を把握し、それに合わせて話し方を変えることが、伝わ
る説明のコツなのだ。
【２】
説明力を劇的に上げるには「説明の順番」を意識することだ。物事
を説明するだけに限らず、話したり、文章で伝えたりする時に、話
す順番を変えるだけで伝わり方は大きく変化するものだ。
わかりやすい説明ができる人は、「何を、どの順番で伝えるか」を
意識して話している。反対に、説明が苦手な人は、この順番を意識
していない。
説明の順番を解説する際、押さえておくべきポイントは「説明には、
２種類ある」ということだ。一つは「自分主導」の説明だ。もう一
つは「相手主導」の説明だ。
「自分主導の説明」とは、自分の主張や、何かしらの結論がある場
合に行う能動的な説明のことだ。言い換えれば「ゼロから組み立て
る説明」のことだ。
一方「相手主導の説明」とは、「何か相手から説明を求められる質
問をされた」など、受動的な説明のことだ。わかりやすくいえば、
「相手の問いに答える説明」だ。
【３】
「自分主導の説明」の場合、まず前提となる情報・知識レベル・話
す範囲を揃えることだ。よく「結論から話せ」というが、その前に、
相手がどのレベルの知識を持っているかを知るべきだ。
相手の理解度や知識の状況を考えず、いきなり結論から話し始める
と、相手は付いてくることができない。「何について」「どのくら
いのレベルで」「どこまで」話すかを考えることが大切だ。
次に、結論・主張・本質だ。結論は、自分が「伝えたいこと」「説
明したいこと」をひと言で伝えることだ。聞き手にアクションを起
こして欲しい場合は、先に「期待する行動」を伝えておくことだ。
「本質」とは、自分が考える「解釈」のことだ。枕言葉を「要する
に」「一言で言うと」という具合に付けて、説明を一言に要約した
言葉で表すことだ。
続いて、根拠・理由・事実だ。これらを伝えるには「これから理由
を伝えることを示す」「３つに絞る」「客観的事実で構築する」の
３つがポイントだ。客観的な事実とは、数字、データの類いだ。
その上で「補足情報」を加える。そして、もう一度、結論や主張を
伝える。その結論から相手にアクションを求める場合も、最後に改
めて伝えることだ。
【４】
次に「相手から質問を受けて、説明するケース」だ。「自分主導で
説明する」ケースと違い「相手から質問を受けて説明をする」場合、
前提を揃える必要も、伝えるべき結論や主張がない時もある。
急な質問に対しては、咄嗟に答えなければならない。だから、順番
の構築などが難しいことも多い。あまり難しく考えずに、次の３つ
を押さえることだ。
すなわち「ポイントは、大きいものから小さいものの順で説明する」
「相手が知りたいのは自分の解釈か事実かを見極め、聞きたいほう
から話す」「事実を話す際は客観的なものを選択する」の３つだ。
「自分主導の説明」でも「相手主導の説明」でも「相手が何を聞き
たがっているか」を見極めることだ。そして、求められているほう
から入ることが重要なのだ。
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■■選書コメント
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仕事のコミュニケーションです。「伝え方」の方法を教えます。プ
レゼンテーションや営業ストーク、会議での発表や上司への報連相
など、仕事の現場でわかりやすく説明するコツを教えてくれます。
説明が上手な人がいます。彼らが普通の人と違うのは「伝える情報
の順番」を意識しながら説明していることです。それだけで伝わり
方は劇的に変わります。
その具体的な方法を戦略コンサルタントの著者が教えます。自分の
「言いたいこと」を、頭に思いついたまま伝えるのでなく、相手の
頭を意識しながら伝える方法です。
「プレゼンがうまくいかない」「いつも聞き直される」「何を言っ
ているのかわからないと言われる」そんな悩みを抱えている人は、
少なくないと思います。
かといって、言葉遣いや言い回し、話の中身を変えるのは、遠回り
です。それよりも、まずは話の「順番」を変えたほうが、相手に伝
わります。
なぜなら、話の順番を意識することで、相手の思考を整理しながら
話すことができるからです。順序良く話せば、相手は混乱せず、理
解しながら聞くことができます。本書は、その方法を教えます。
本書では、まず説明下手な人の間違いを指摘、次いで伝わる説明の
順番を解説します。さらに説明力を高める思考、印象に残る伝え方、
さらに、説明力を高める思考習慣と訓練法も紹介します。
業界や職種、役職を問わず、ビジネスの現場では、様々な形で説明
が求められるものです。にもかかわらず「説明が苦手」と感じる人、
「もっと上手くなりたい」と考える人にお奨めします。
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