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2023/11/17
相手を立てるのがうまい人

さりげなく、やわらかく相手を立てる

相手を立てるのがうまい人は、間違いなく好印象を持たれる。相手から「感じのいい人だな」「また一緒に仕事をしてみたいな」とポジティブに評価され、人間関係や仕事がうまくいくのだ。相手を立てるのが上手な人は、常に「相手ファースト」を心がけている。これこそが円満な人間関係を築く秘訣だ...

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■今週の選書

■無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた

■元山文菜

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■■選書サマリー

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無くせる会社のムダ作業

【１】

オフィスワークの業務が、単純化・定型化しづらくなっている。従

来の業務改善では、複雑な業務を単純化し、決められた手順で進め

られるようにパターンに定型化することが、やり方の一つだった。

ここに来て、それが大きく変化している。テクノロジーが進化し、

お客さんや競合他社など働き方が変化した。その結果、ビジネスの

あり方そのものが大きく変化した。

業務は、ますます複雑化・高度化し、より洗練された仕組が求めら

れている。その結果、仕事の量が増え、さらに仕事の質の高さも求

められている。

【２】

ここで、策として練られる代表的な一つが人員の追加だ。だが、遅

れているプロジェクトに人を追加しても、プロジェクトは更に遅延

してしまう。これは「ブルックスの法則」として知られている。

理由は、タスク分解の限界やマネジメントやコミュニケーション

の増加などだ。働く人を数字で捉えて「人を増やせば問題は解決す

る」と考えるのは安易だ。

次に取られる策として、多くの職場では、新しいテクノロジーや

ＡＩを活用して仕事を効率化しようとする。だが、ＩＴソリューシ

ョンを導入するほど仕事が複雑化し、忙しさが増す。

なぜなら、ＩＴソリューションを導入すると、それを使いこなすた

めの手間が増えるからだ。それを無視して、今まで通りのやり方に

こだわると、更に仕事は増えてしまう。

ITソリューションを入れたら、単純化・定型化された仕事はＩＴ

に任せるべきだ。人間は複雑・高度化した仕事に専念するべきだ。

つまり、仕事のやり方そのものを変化させねばならないのだ。

【３】

徒労感が多いにも関わらず、達成感の得られない作業が職場にはた

くさんある。たとえば、できて当たり前だから、感謝されない。そ

れなのに、小さなミスで責められるといった仕事がその典型だ。

いわば、マイナスをゼロにするためだけに存在する仕事だ。やって

もやっても目に見えた成果を感じられない。だから「なんのために

やっているのか」が理解できないのだ。

今まで当たり前にやってきた仕事も、従事する人たちを苦しめる。

単調な作業は、ＩＴソリューションの方が向いているのだ。こうし

た仕事は人間が一生懸命やっても、ＩＴには勝てないのだ。

これまでを否定せず、時代の変化を楽しむことだ。時代が変わった

のだから、役目を終えて働く人たちを苦しめているムダ作業に気づ

き、改善すべきだ。一緒に新時代の業務を作っていくのだ。

【４】

会社の名刺を交換しても、自分の名刺を交換したことにはならな

い。結局、個人の所有物でなく、組織のものなのだ。それを会社自

体も忘れて個人のやり方に任せきっている。

その結果、社内での情報共有ができなくなってしまう。たとえば、

意図せず、同じお客さんに、同じような提案をしてしまうといった

ムダが発生してしまう。

また、担当者が辞めてしまうことで、相手と接点を失ってしまった

りする。紙の名刺は、整理するのにも膨大な時間もかかる。このム

ダな作業はチャンスさえ逃しかねないのだ。

だから、名刺・顧客管理システムを導入してデータベース化するべ

きだ。名刺データを会社として管理するのだ。そうして社内の人脈

を共有できれば、顧客への戦略が立てられるはずだ。

また、いつでも最新のアプローチリストが作れるようになる。他の

調達部門との取引情報をもとに、同じ製品購入の交渉を優位に進め

ることもできるはずだ。

社内で扱うすべてのデータは、個人の所有物ではない。会社のもの

なのだ。そのことを思い出すべきだ。そうすることでムダを省くこ

とはもちろん、新しい価値創造にもつなげるべきなのだ。

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■■選書コメント

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業務改善の本です。個人やチームのムダな仕事を無くして、楽に仕

事をこなしていく必要な効率化のノウハウを分野別に100個、紹介

してくれます。

職場はムダであふれています。上司と部下の印鑑リレーや無関係な

メール、意味のない会議などのせいで、いつも仕事に追われながら、

成果があげられないということになりがちです。

本書は、そんな状況を改善します。著者は、企業や自治体、病院

などの業務改善を推進する専門家です。そんな著者が、すぐにはじ

められる効率化のノウハウを、わかりやすく紹介してくれます。

業務改善というと、人の補充やＤＸの推進、ＡＩの導入など、組織

単位で取り組むべきものと思いがちです。でも、それ以前に、は個

人レベルのムダ作業が職場にはびこっていると著者はいいます。

そこで本書では、個人ですぐできるムダ撲滅の方法を業務、管理、

共有、処理、コミュニケーション、会議、組織など、切り口ごとに

解決法を紹介していきます。

使うのは、GmailやExcel、Zoom、スプレッドシートなど、ごく

一般的なツールです。これらを使いこなすだけで、高度なシステム

や難しいデジタルスキルがなくても効率化はできると言います。

さらに、そもそもその作業が本当に必要かどうかを考えさせます。

もし、止めても支障がないものなら、すぶに止めればいいのです。

制度も高度なシステムの導入も不要ですから、一瞬で解決できます

というわけで、無駄な仕事が多くて仕事が終わらないという悩みを

抱える人はもちろん、もっと効率的に仕事をしてパフォーマンスを

上げたいという人まで、すべてのビジネスパーソンにおすすめです。

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■今週の選書

■相手を立てるのがうまい人

■森優子

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■■選書サマリー　　

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さりげなく、やわらかく相手を立てる

【１】

相手を立てるのがうまい人は、間違いなく好印象を持たれる。相手

から「感じのいい人だな」「また一緒に仕事をしてみたいな」とポ

ジティブに評価され、人間関係や仕事がうまくいくのだ。

相手を立てるのが上手な人は、常に「相手ファースト」を心がけて

いる。これこそが円満な人間関係を築く秘訣だ。

仕事でもプライベートでも、会話の中でまず相手の気持ちになって

話を聞く。具体的には、相槌を打ちながら共感の気持ちを表現する。

途中で相手の話をさえぎることはしない。

まず、全部聞いてみることだ。これこそ「相手ファースト」の基本

中の基本だ。「７割聞いて、３割話す」くらいがうまくいく。相手

を立てる心遣いで大切にしたい基本だ。

【２】

挨拶は、相手に対する敬意を示す最も初歩的なマナーであり礼儀だ。

つまり、自分から先に挨拶することは、相手を立てるために必要な

基本的振る舞いなのだ。

挨拶をしても無視されたら「この人は今、機嫌が悪いんだな」「挨

拶を返すこともできない、プライドの高い人なんだな」と思えばい

い。それ以上は気にしなくていい。

それより、挨拶をした時に気持ちのいい挨拶が返ってきた人と、ポ

ジティブな関係性を築くことだ。これを毎日の積み重ねれば、人生

が明るくなるはずだ。

自分から進んで挨拶をすることは、相手を立てるために欠かせない。

自分から感じのいい挨拶をすることで、相手を立てていく。こうし

た地味なことの積み重ねが人生の飛躍をもたらすのだ。

【３】

「共感的理解」という。これは、心理カウンセラーがお客様の話を

聞く時、自分も相手と同じ感情で話を聞き、相手の気持ちを理解す

ることだ。これも相手を立てる上で効果的だ。

仕事でも、プライベートでも、自分の話をまるで自分のことのよう

に共感しながら聞いてくれる人がいる。そういう人に対しては、

「また会いたい」という気持ちが自然と湧くものだ。

相手を上手に立てる人がよく使う言葉に「おっしゃるとおりです」

がある。この言葉こそ、承認言葉だ。承認することは、すなわち相

手を立てることだ。

たとえ、自分の意見は違っていても、最初に「あなたの意見はわか

りました」と承認することだ。その上で自分の思いを伝えるのだ。

そうすれば、相手に嫌な感情を与えないですむはずだ。

この時有効なのが「承認」＋「否定」のイエスノー方式だ。「〇〇

さんのおっしゃるとおりです。でも、私はこう思います」というよ

うに話すのだ。

共感も、承認も、相手の思いや意見を尊重する姿勢が大切だ。共感

言葉と承認言葉で相手を立てれば、円満な関係が築けるはずだ。相

手は「また会いたい」「話を聞いてもらいたい」と思ってくれる。

【４】

落ち着いている人は、周囲からよい印象を持たれる。たとえば、話

し方のスピードはややゆっくりだ。声の大きさも丁度いい。つまり、

相手が聞き取りやすいように、話し方をチューニングしているのだ。

さらに、落ち着いて見える人は心が安定している。だからこそ、周

囲から気持ちに余裕があるように見えるのだ。ボーッとしているわ

けではない。心のギアをニュートラルにしているのだ。

そうすれば、周囲の様子がしっかり把握できる。冷静に物事を考え

ることができる。何かあっても慌てなくてすむ。仕事やプライベー

トでトラブルが発生しても焦ってアクセルを踏むことがない。

だから、言動が暴走することがない。当たり前のことだが、誰でも、

短気で、すぐに感情的になる人より、落ち着いている人にそばにい

てほしいと思うものなのだ。

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■■選書コメント

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人間関係の本です。相手を立てることで、相手の好印象を得て、ポ

ジティブな評価をしてもらうことで、人間関係を改善します。当然、

仕事もうまくいきます。その方法を学びます。

著者は、リクルートの営業と夜の銀座を経験した、いわば人間観察

の達人です。そんな著者が、相手を立てる人が、どんな会話をし、

どんな風に振舞っているのか、エピソードを交えつつ解説します。

読めば、人間関係の達人たちが何を実践しているのかがわかりま

す。それを自分のものにできれば魅力的な人間になれるはずです。

その結果、公私にわたって人間関係が改善し、人生が好転します。

人間関係の達人は、いるものです。そういう人は、自分が主役にな

ろうと自己主張したり、でしゃばる人とは対極です。むしろ、いつ

も相手を思いやり、立ててあげられる優しい人です。

本書は、そんな人間関係の達人が実践する、さりげなく相手を立て

る方法を教えてくれます。彼らがどのように聞いて、書いて、動

いて、ほめているのかがわかります。

その方法は具体的で、実践的です。たとえば「７割聞いて、３割話

すとうまくいく」「事前にほめポイントを頭に入れておく」「気難

しい人にこそ笑顔の挨拶」という具合です。

時代を反映して、相手を立てるメールやLINEの書き方も解説しま

す。最終章では、相手が困った人の場合の立て方を、ママ友、隣

人、義理の親など、相手ごとに分けて触れていきます。

読めば「俺が、俺が」の自分ファーストから、さらりと相手を立て

る相手ファーストに変われます。その結果、周りに笑顔や会話が弾

み、気持ちのいい人間関係の輪が広がるはずです。

接客業やサービス業、営業職の人はもちろん、公私問わず人づきあ

いが苦手な人やもっと上手になりたい人など、人づきあいの達人を

目指すビジネスパーソンにおすすめします。

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