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2008/01/25
仕事効率を劇的にアップさせる 頭のいい段取りの技術

豊かに生きるための段取り
「段取りのいい人」と「段取りの悪い人」がいる。違いは、どこに
あるのか？段取りの悪い人は「自己中」なのだ。
仕事には「周りを待たせる仕事」と「周りを待たせない仕事」の二
種類ある。段取りの悪い人は、周りの人に自分の仕事のアウトプッ
トが待たれているという意識が希薄だ。

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■仕事効率を劇的にアップさせる　頭のいい段取りの技術
■藤沢晃治／日本実業出版社
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豊かに生きるための段取り

【１】

「段取りのいい人」と「段取りの悪い人」がいる。違いは、どこに
あるのか？段取りの悪い人は「自己中」なのだ。

仕事には「周りを待たせる仕事」と「周りを待たせない仕事」の二
種類ある。段取りの悪い人は、周りの人に自分の仕事のアウトプッ
トが待たれているという意識が希薄だ。

そのため、この２種類を無視して、自分のやりたいようにやる。そ
の結果、周りに迷惑をかけてしまい、無能のレッテルを貼られてし
まうのだ。

一方、段取りのいい人は、周りの人に自分の仕事のアウトプットが
待たれているという意識を強く持つ。だから「周りを待たせる仕事」
を最短で仕上げ、次に「周りを待たせない仕事」に取りかかる。

その結果、周りの満足度は高くなる。つまり、段取りのいい人と段
取りの悪い人の差は、周りを満足させようとするサービス精神があ
るかどうかにあると言えるのだ。

【２】

段取りの成否は、明確なゴールを設定しているかどうかにかかって
いる。なぜなら、ゴールが分からなければ、何をしたらいいのか、
分からないからだ。

段取りのいい人は、まずは明確なゴールを設定し、ゴールと現状の
間までの距離を測り、そこからゴールに到達するまでのポイントご
とに逆算して、計画を詰めていく。

たとえば、ある場所へ、ある時間までに行かなければならないとす
る。そのとき、私たちは出発点から目的地までにかかる時間を調べ、
到着しなければならない時間から逆算をして、出発時間を決める。

もし逆算せずに、スタート時点から一つ人の工程を漫然と積み重ね
ていったら、ゴールに到達する日は千差万別になる。仕事の段取り
も、それと同じ発想なのだ。

【３】

ゴールを明確にすべきなのは、会議でも同じだ。たいていの会社は、
会議をしても、議事録が発行されるぐらいで、誰がいつまでに何を
やらなければならないといったアクションプランまで作らない。

「この会議は何を決めるものか」という明確なゴールが共有されて
いないために、事態がスピーディーに展開せず、結局、何も決まら
ずに会議が終わったということが多い。

ところが、ある大手メーカーでは、必ず会議のアウトプットとして
厳格なアクションプランを作成している。そこには、処理事項、実
行責任者、処理機嫌の３点がびっしり記入されている。

こうすれば、曖昧さが排除され、モレとムダな重複を防ぐことがで
きる。このように、仕事の段取りでは、曖昧さを排除することが、
きわめて重要なのだ。

【４】

飛行機や電車は、滅多に起こらないケースさえも想定して安全策を
用意している。飛行機は２?４発あるエンジンのうち、１発でも残
っていれば、何とか飛び続けられるようになっている。

電車はブレーキが故障した際は非常ブレーキがかかるしくみになっ
ている。何かが故障しても安全が確保されるように、滅多に起こら
ないケースにも代替案を用意しているのだ。

このような考え方をフェイルセーフという。飛行機や電車が取る安
全策と同様に、仕事も１万分の１に備えるようにするべきだ。

人命に関わらなくても、時には成功するかどうかで評価が決まって
しまうほど重要な仕事を任されることがあるはずだ。そういうとき
は、この１万分の１に備える思想が重要だ。

いずれにしても、段取りの基本は、強い意志だ。「何が何でもやり
遂げてやる」という強い意志さえあれば、自ずと「小さな確率の事
故にも備えよう」という発想になるはずだ。

つまり、段取り上手は、ハングリー精神が旺盛なのだ。万難を排し
て、絶対、到達しようという意欲が強いこと、これが段取りの出発
点なのだ。

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本書は、速く、しかも正確に仕事を終えるために必要な、段取りの
仕方を伝授する本です。残業などせず、仕事を効率よく終わらせて、
人生を楽しむために必要な方法を指南してくれます。

今どき、とにかく遅くまでがんばって、猛烈に働くだけでは評価さ
れません。それで体を壊しでもしたら、かえって自己管理ができな
い、無能な人間という評価をされるだけです。

評価されるのは、短時間に、より大きな成果を上げられる人です。
そういう人は、残りの時間で仕事に付加価値をつけたり、プライベ
ートを楽しんで充電することで、ますます仕事を充実させます。

このような仕事のスタイルには、誰もが憧れますが、実践するのは、
簡単ではありません。より速く、より正確に仕事を片づける技術や
考え方を身につける必要があります。

技術を一から編み出すこともできるでしょうが、それこそ効率的で
はありません。まずは先人の知恵を借りるべきです。そこでお薦め
なのが本書です。

ムダと非効率が大嫌いな「効率マニア」を自認する著者が、独自に
編み出したやり方が、色々紹介されています。

たとえば、モレなく最短で仕事を進めるチャート仕事術、万一に備
えるバックアップ術、バッファ思考、デフォルト発想、クリアスペ
ース、クリティカルパスなどです。

どれも簡単で、すぐ実践できるものばかりです。どんなに効果的な
ノウハウも、実現できなかったり、続かなかったりすれば無意味で
すが、そんな心配無用です。

真面目にやっているのに仕事が進まない、計画を立てたのに期日に
終わらない、いくら時間をかけても仕事が終わらないなど、仕事の
片づけ方に悩むビジネスパーソンに、広くお薦めします。

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■■耽読日記　Vol.40
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■ビジネス書をこよなく愛する藤井が、徒然に書きます。
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●付箋とペンを切らさない

本当に大事な箇所、もう一度読みたい箇所、誰かに伝えたいと思っ
た箇所などがあったら、そこには付箋を立てていきます。

付箋なら、ペンで書き込むのと違って、張り直しも容易です。より
気軽に立てることができるはずです。手元に付箋がない場合は、ペ
ージの端を折って目印にしています。

いわゆる、「ドッグイヤー」（＝犬の耳）にするわけです。ただし、
本を傷めますし、後で発見しにくいですし、読みにくいので、でき
れば、あとで付箋と差し替えるようにします。

それ以前に、絶えず付箋を携行することです。私は、ワイシャツの
胸ポケットに、小さな付箋をいつも入れるようにしています。これ
なら、上着を脱いだときでも、夏場でも、絶えず携行することが出
来ます。

最近は、システム手帳のリファイルの形状になっている付箋も売ら
れています。こうしたものも用意しておくと、いざというときに忘
れずに済みます。

なお、私のような読み方をしていると、ボールペンのインクと付箋
を、凄まじい量を消費してしまいます。しかし、在庫が切れると、
読書そのものが立ちゆかなくなり、大きなストレスになります。

そこで、私はどちらも箱買いしています。こうすることで在庫切れ
を起こさないように心がけています。ありとあらゆるチャンスに本
を読む私ですから、これらを本と同様、肌身離さず携帯しています。
（つづく？）

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