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2019/01/18
仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!
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段取りとスケジュール
成功の鍵は、やるべきことを合理的にムダなく管理し、実行していくことだ。スケジュールを組む力を身につければ、ひとつひとつの仕事に集中できる。その結果、仕事を早く終わらせることができ、成果を出せるようになる。ミスも減り、慌てずに仕事を進められ、期限を守るだけではなく、余裕も生まれる。その結果、残業も減らせる...
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■今週の選書
■仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!
■飯田剛弘
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■■選書サマリー
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段取りとスケジュール
【１】
成功の鍵は、やるべきことを合理的にムダなく管理し、実行してい
くことだ。スケジュールを組む力を身につければ、ひとつひとつの
仕事に集中できる。
その結果、仕事を早く終わらせることができ、成果を出せるように
なる。ミスも減り、慌てずに仕事を進められ、期限を守るだけでは
なく、余裕も生まれる。その結果、残業も減らせる。
スケジュールを組む時は、予定を詰めすぎないことだ。ほとんどの
仕事が予定通りに進まないからだ。週に２、３回、まとまった空き
時間を確保しておくと、突然のトラブルや仕事に柔軟に対応できる。
仕事が終わるまでの所要時間を見積もる時、精度に自信がない場合
は、当初思った時間の１．５倍くらいを見積もっておくことだ。割
と安全だ。
【２】
切り替えコストとは、ある仕事を行っている時に、別の仕事に着手
する際に発生するストレスのことだ。仕事の切り替えを繰り返すと、
脳が疲弊し、集中力が落ちる。そのため、仕事がはかどらなくなる。
時間を有効に活用するには、思っている以上に切り替えコストを払
っている事実を直視することだ。効率を上げるには、切り替えコス
トとムダを減らすことが重要なのだ。
マルチタスクとは、取り組むタスクを瞬時に切り替えることだ。表
向きには同時に処理しているようだが、実際は、タスク間を忙しな
く行き来している状態だ。つまり、切り替えコストが発生している。
切り替える頻度が高くなると脳が疲れ、集中力が落ちる。過剰なマ
ルチタスクは、作業効率を下げ、思っている以上に成果が出なくな
る。マルチタスクをやりすぎないように注意することが必要だ。
【３】
仕事のスケジュール管理は、作業やタスクを「仕分け」するところ
からはじまる。仕事が遅くなる原因のひとつに、仕事の抱え込みす
ぎがある。
自分以外の人ができること、ルーチンワークのような単純作業など
を他の人にお願いしていくことだ。そのためには、誰でもその業務
ができるように標準業務手順書やマニュアルを用意することだ。
他の人に頼みごとができない人もいる。根本的な理由は、変なプラ
イドや考えがあるからだ。自分自身が遅れの原因を作っている主犯
格であることを認めることが第一歩だ。
依頼や伝え方を見直すことも重要だ。期待と違う成果物ができるの
は、依頼者が「当たり前」「普通」「常識」と思っていることをキ
チンと説明していないからだ。また成果として具体的に何を求めて
いるかを説明せず、やり方の説明に比重を置いてしまうからだ。
【４】
やるべきことを絞ったあとは、いつやるかを決めて、カレンダーに
予定を入れる。ポイントは「今すぐやる」と「健全な先送り」をか
け合わせることだ。
カレンダーに予定を入力する際の仕分けの方法は３つある。まず、
５分以内に終わる仕事はすぐにやる。すぐできることを今やらない
と、時間が経つほど、仕事の利子がついてくる。
すぐにやらなくてもいい仕事は、一旦、忘れてもいい仕事だ。そう
いう仕事に注意を払うと、本来やるべき仕事への集中を妨げてしま
う。優先度の低い仕事はあと回しにすることだ。
先送りにしていいのは、締め切りがあり、15分以上かかる仕事だ。
もし、締め切りが明確で、所要時間が15分以上かかるなら、通常使
っているデジタルカレンダーに予定を入れるべきだ。
締め切りがない仕事や、その他残った仕事は、デジタルカレンダー
の「タスクリマインダー」に入れる。急ぎの仕事が入った場合は、
「タスクリマインダー」に入っている予定を動かし時間を作るのだ。
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■■選書コメント
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●今週の選書について
仕事術の本です。ミスを回避し、一定の品質を担保しながら、しっ
かりと納期に間に合わせる、しかも定時に仕事が終わる、そんな時
間に追われない新しい働き方のしかたがわかります。
忙しい時代です。昔に比べて、やるべきことは格段に増えています。
これを、投下時間の追加や、気合いで乗り切のことは不可能です。
仕事のやり方や考え方を、根本から変えるべきです。
カギを握るのは、デジタルカレンダーなどの新しいテクノロジーの
活用です。そのためには、まず自分自身の意識や知識をアップデー
トするべきです。その具体的な方法が書いてあります。
いつも締切に追われて、締切ぎりぎり、場合によっては数日遅れ、
しかも慌てているので品質も下がる―そんな悪循環に陥っている人
は少なくないようです。
悪いスパイラルを断ち切るには、スケジュール管理です。しかし、
手帳やＴｏ Ｄｏリストなど、従来型の手法を活用するだけでは不
十分です。仕事の量だけでなく、質も変わっているからです。
そんな古い仕事のやり方と決別し、新しい仕事のやり方が学べます。
プロジェクトマネジメントの手法を取り入れた方法です。仕事に取
り入れれば、重要な業務に集中でき、早く仕事が終わります。
期限が守れるようになることはもちろん、マイペースで仕事を進め
られますので、ミスを減らせ、気持ちに余裕が生まれます。仕事の
ストレスからも開放されます。
「楽に成果を出したい」「余裕を持って仕事をしたい」「ミスを無
くしたい」「定時に帰りたい」と、色々とやってみたものの「今ひ
とつうまくいかない」というビジネスパーソンにおすすめします。
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