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2022/05/20
「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法

これさえ押さえれば安心！メールの書き方
　　
メールは便利な手段だが、書くのに時間がかかる。コミュニケーションをメールで行うことが増えた結果、多くのビジネスパーソンが余計な時間を取られている。メールをササッと書き、受け取ったメールをてきぱき片付ける「メール力」高めるべきだ。そうすれば、メールに振り回されず、本当にやりたい仕事に時間を割けるようになるはずだ...

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■今週の選書
■「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法
■鈴木真理子
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■■選書サマリー　　
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これさえ押さえれば安心！メールの書き方
　
【１】
　
メールは便利な手段だが、書くのに時間がかかる。コミュニケーショ
ンをメールで行うことが増えた結果、多くのビジネスパーソンが余計
な時間を取られている。
　
メールをササッと書き、受け取ったメールをてきぱき片付ける「メー
ル力」高めるべきだ。そうすれば、メールに振り回されず、本当にや
りたい仕事に時間を割けるようになるはずだ。
　
メールは大きく分けると、ヘッダーと本文の２つから成り立つ。ヘッ
ダーは、宛先の「アドレス」と「件名」だ。本文は「宛名」「はじめ
の挨拶」「要件」「結びの挨拶」「署名」の５つの要素を順番に書く。
　
読みやすくするポイントは「全行左寄せにする」「１～５行を一段落
とする」「話題が変わるときは１行空ける」「１行30文字程度にす
る」の４つだ。
　
【２】
　
メールの価値はタイトルで決まる。内容が想像できるようにすべきだ。
受信者は、届いたメールの送信者とタイトルで優先順位をつけたり、
読むか捨てるかを瞬時に判断するからだ。
　
だから「大事なメールだ」と思わせるタイトルをつけることだ。やり
方は簡単だ。まず「対象や案件を絞り込む」のだ。たとえば会議のメ
ールなら、タイトルに会議の日付や、会議の名称を入れる。
　
次に、結論や目的、相手に期待する行動を入れる。「何を伝えたい
か」「相手にどうしてほしいか」明確にする。開催連絡、出欠確認、
資料送付などを【】に入れてタイトルの先頭に持ってくるのだ。
　
たとえば『【開催通知】「業務効率化」会議』『【依頼】○月号社内
報の記事執筆』などだ。返事の期限や締め切りがあるなら「○／○ま
で」と明記するのもいい。
　
社外向けなら失礼のない言葉にすべきだ。たとえば、社内メールが
『【確認依頼】○／○会議議事録』なら、社外向けのメールは『【確
認お願い】○月○日会議議事録』といった具合にすればいいのだ。
　
【３】
　
メールで悩むのは「本文をどう書くか」だ。悩む時間を減らすには、
パターンを決めておくことだ。たとえば、目的と結論を次のように書
くことだ。
　
目的は「自分は何のためにメールを送るのか」と自問自答する。そし
て「○○のためにメールを送ります」「○○したくメールをお送りし
ました」などと、○○に「なぜ」の目的を入れて書く。
　
次に結論だ。ここでは「読み手にどうしてほしいのか？」を考える。
たとえば「返信してほしい」「都合を知らせてほしい」などだ。「読
み手にしてほしいこと」を結論に書けばいいのだ。
　
ビジネスメールは、短く書くのが基本だ。だが、どうしても詳細、す
なわち説明や補足、条件などを加えなければならない時もある。その
時は、目的、結論を書いたあとに、詳細をつけ加える。
　
いきなり細かい話から入らず、全体から部分に展開すべきだ。詳細は
冗長な文章になりやすい。「箇条書き」「対比法」「６Ｗ３Ｈ」など
を駆使してコンパクトにまとめるべきだ。
　
【４】
　
メールの最後には、署名を入れる。署名とは、メールの名刺だ。受信
者が送信者に至急連絡したい時や、書類を郵送する時に備えて、電話
番号や郵便番号を含めた住所を載せておく。
　
面倒くさいからと署名をつけないメールを送ると、相手の作業が増え
る。たとえば、名刺を探したり、会社の代表電話番号を調べるために
ネット検索したりする必要が出てくる。
　
コンパクトにまとめるには、署名に載せる情報も選ぶ。会社名、部署、
氏名、連絡先、メールアドレスは必須だ。役職、会社用の携帯電話番
号、ＦＡＸ番号、ホームページのＵＲＬは必要に応じて加える。
　
読み手の受信環境は様々だ。パソコンでは５行でも、スマホでは倍の
10行になることもある。だからこそ「短く」「スッキリ」を心がけ
るべきなのだ。
　
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■■選書コメント
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メールの書き方です。多くの業界でコミュニケーションの主役になっ
ているメールの効果的な書き方や効率的な処理の仕方をマスターでき
ます。
　
労働時間の大半を、メールの処理で占めているという人は少なくない
と思います。しかし、時間を取られ過ぎると生産性が下がります。メ
ールの出来不出来が仕事の質を左右することも少なくありません。
　
そう考えると、メールのスキルは重要なビジネススキルと言えそうで
す。ところが、そのスキルはこれまであまり重要視されてきませんで
した。まだまだ改善の余地があると思います。その方法がわかります。
　
本書には、メールの基本が解説されています。上司の信頼を得たり、
部下を動かしたり、ミスを減らしたり、生産性を高めたりする文章の
書き方が文例とともに解説されます。
　
文面だけでなく、効率的に書いたり、素早く処理する工夫など、メー
ルに費やしている時間を劇的に減らすテクニックなどが色々と紹介さ
れています。
　
たとえば「単語登録しておく」とか「テンプレートを作っておく」と
か「メールの集中タイムを作る」とか「読んだメールはごみ箱に捨て
る」などです。まさにメールの教科書と言えます。
　
といっても、文章はおさえ気味で、図版やイラストが豊富に使われて
います。そのため、読みやすく、必要な箇所だけ引用できます。付録
として例文もついているので実用的です。
　
メールに時間を費やしている人、よくミスをする人、同じ用件でメー
ルが何往復もしてしまう人、失礼なメールで相手と気まずくなったこ
とがある人、メールがスルーされがちな人などにお勧めします。
　
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