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2018/12/28
トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術
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これが超効率仕事術だ
「今日こそ早く帰ろう」と思っても、結局早く帰れない。そういう人は、本当に効率を上げる仕事の仕方を知り、少しでも実践してみることだ。それだけで毎日が変わるはずだ。早く帰れない諸悪の根源は「やり直し」や「ムダ」だ。その原因は
仕事を完了させるまでのプロセスとスケジュールが曖昧なまま作業を進めているからだ...
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■今週の選書
■トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術
■渡邉英理奈
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■■選書サマリー
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これが超効率仕事術だ
【１】
「今日こそ早く帰ろう」と思っても、結局早く帰れない。そういう
人は、本当に効率を上げる仕事の仕方を知り、少しでも実践してみ
ることだ。それだけで毎日が変わるはずだ。
早く帰れない諸悪の根源は「やり直し」や「ムダ」だ。その原因は
仕事を完了させるまでのプロセスとスケジュールが曖昧なまま作業
を進めているからだ。
これを解消するのが「超効率仕事術」だ。ベースは、トヨタに息づ
く「品質は工程でつくり込む」という「自工程完結」だ。これを使
えば、期限内に最良のアウトプットが出せるようになる。
まず、仕事の「目的」と「アウトプット」を考える。「目的」が明
確でないと、間違ったアウトプットをする可能性がある。「目的」
次第で「アウトプット」も変わるのだ。
次に「どんなものを作るか」つまり「どんなアウトプットをするか」
考える。一生懸命作っても、間違ったアウトプットでは、目的は達
成できない。上司に「やり直し」と言われるのはそのためだ。
依頼された仕事の「目的」とともに、依頼主に「アウトプット」を
確認してから、仕事に取り掛るべきだ。それが「やり直し」「ムダ」
をなくす第一歩だ。
【２】
やり直しやムダ、ミスの多い人には共通点がある。それは「アウト
プットの受け手が誰なのか」を忘れ、自分が考える最適なアウトプ
ットを考えてしまうことだ。
アウトプットを考える時は「アウトプットを受け取るのは誰か」を
考え、相手の状況や持っている情報量に配慮すれば、ミスはおのず
と減るはずだ。
依頼主や受け手がいつも明確に指示してくれるとは限らない。だか
ら、自分から確認すべきだ。そうすれば、認識の差によるムダを防
ぐことができる。
アウトプットを考える際には、予算、求められる完成度、納期を確
認し、その中で「最良」のアウトプットを考えるべきだ。自分で判
断がつかない時は、依頼主や関係者、上司に相談し、明確にする。
【３】
次に、実施事項をリフトアップしてスケジュールを作る。まず、最
短のプロセスを考える。これまでのプロセスのことは忘れるべきだ。
初めてこの仕事をやる気持ちで、実施事項をリストアップする。
大まかでいいから、思いついた順に挙げていく。実施順も気にしな
い。項目のレベル感を合わせることは、この段階では重要でない。
はみ出したプロセスがあるなら、それをせずに済む方法を考える。
次に、実施事項を、効率のいい順に並べる。ポイントは２つだ。ま
ず「ＡがないとＢができないなら、ＡをＢより前に置く。同時進行
できないかも探す。
【４】
実施事項を順番に並べたら、それらを「いつやるか」「いつまでに
やるか」決める。スケジュールにする時は、最後にやることからス
ケジュールに入れていく。
最後から遡れば、〆切を守った上で、その仕事の開始時期がわかる。
「思っていたより時間がない」なら対応策を取る。そうすれば遅れ
が未然に防げる。余裕があるなら別の仕事が優先できる。
不測の事態に備えて、スケジュールには余裕を持たせる。とるべき
余裕の目安は、自分のスキルや経験次第だ。目安は、１週間の仕事
なら１～２日、１カ月の仕事なら１週間は取ると安心だ。
また、上司への確認といった決裁時間も予備を取っておくべきだ。
新入社員なら２回以上、それ以外の人でも最低でも２回は取ってお
くべきだ。
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■■選書コメント
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●今週の選書について
効率を上げて、スピードと品質の両立を実現する仕事術を「超効率
仕事術」とし、その具体的なやり方を解説します。実践すれば、成
果が上がり、時間の使い方が変わります。結果、生活が一変します。
残業の原因は２つあると言います。「ムダな作業」と「やり直し」
です。仕事の進め方や内容にそもそも「無駄」があったり、ミスや、
確認不足から「やり直し」になると、想定以上に時間がかかります。
当然、帰りは遅くなります。そんなムダな作業とやり直しを撲滅し、
スピードと品質の両立をかなえるのが「超効率仕事術」です。その
具体的な方法をわかりやすく教えてくれます。
この仕事術は、もともとトヨタの製造現場で長年継承されてきた「自
工程完結」がベースになっているそうです。それを個人向けの業務
効率化の技術としてまとめ直したものです。
著者は、それを世界中のトヨタに展開してきた元人材育成担当者とい
うことです。ホワイトカラー向けに体系化したものですから、業
種・職種問わず、誰でも実践できる内容になっています。
はじめに「超効率仕事術」の詳細を解説し、プロセスとスケジュー
ルの作り方を紹介します。さらに人を巻き込んで効率を上げる方法
や、次の仕事につなげる方法まで解説していきます。
効率化は、私たちに突き付けられた喫緊の課題と言えます。その課
題を解決するヒントが、本書のノウハウには詰まっています。すべ
てのビジネスパーソンに役立つと思います。
「早く帰りたいのに帰れない」「仕事が進まず、溜まっていく一方」
「もっと効率的にできるは」など、仕事のやり方・進め方に悩むす
べてのビジネスパーソンにお勧めします
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